Należy pamiętać, że jeżeli przedmiotem aktu notarialnego, który ma zostać sporządzony lub dokumentu, na którym notariusz ma poświadczyć podpis ma być zbycie praw do spadku albo zbycie lub obciążenie (hipoteką bądź służebnością) rzeczy lub praw majątkowych, jeśli:
◦ nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia, 
◦ nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
wymagane jest zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia

• numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości lokalowej

• podstawa nabycia: np. wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny, zniesienia współwłasności bądź inne, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia

• dane osobowe stron czynności – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm – nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,

• do umowy sprzedaży cena sprzedaży i warunki/terminy płatności, inne: wartość nieruchomości,warunki i data wydania przedmiotu umowy,

• do umowy sprzedaży dla nieruchomości położonej poza obszarem miasta Elbląg – zaświadczenie, z treści którego wynikać będzie, że dla terenu na którym położony jest sprzedawany lokal nie została podjęta uchwały w sprawie wyznaczenia obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji na podstawie art. 8 ustawy o rewitalizacji z dnia 9 października 2015 roku ani uchwała w sprawie ustanowienia na obszarze rewitalizacji Specjalnej Strefy Rewitalizacji

• zaświadczenie potwierdzające brak zaległości z tytułu opłat eksploatacyjnych za lokal

• zaświadczenie potwierdzające, że w lokalu nikt nie jest zameldowany

• do umowy sprzedaży świadectwo charakterystyki energetycznej dla lokalu

• oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego

• numer księgi wieczystej (jeżeli prowadzona jest dla prawa)

• zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,

• podstawa nabycia: np. przydział prawa, decyzja o przekształceniu spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, wypis aktu notarialnego dokumentującego umowę sprzedaży, darowizny, zniesienia współwłasności, itp., prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia

• dane osobowe stron czynności – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm – nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,

• cena sprzedaży / wartość rynkowa przedmiotu darowizny,

• warunki i data wydania przedmiotu umowy,

• zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz zaświadczenie o braku zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,

• oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – w przypadku, gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego

• numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości
• podstawa nabycia: np. wypis aktu notarialnego dokumentującego umowę sprzedaży, darowizny, zniesienia współwłasności, itp., akt własności ziemi, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia)
• wypis z rejestru gruntów, a gdy działka będzie odłączana do nowej księgi wieczystej również wyrys z mapy ewidencyjnej dla działki odłączanej i wypis z rejestru gruntów dla wszystkich działek, które pozostają w dotychczasowej księdze wieczystej, dokumenty ewidencyjne powinny zawierać klauzulę „dokument przeznaczony do dokonywania wpisów w księdze wieczystej”
• mapa z projektem podziału, ostateczna decyzja zatwierdzająca podział oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej dla działek powstałych w wyniku podziału, jeżeli nastąpił podział nieruchomości i nie został on jeszcze ujawniony w księdze wieczystej
• wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego albo zaświadczenie o braku takiego planu
• ostateczna decyzja o warunkach zabudowy (jeżeli została wydana)
• zaświadczenie, z treści którego wynikać będzie, że zbywana nieruchomość nie jest lasem, nie jest przeznaczona do zalesienia określonego w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo w decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu lub nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją, oenie o braku zameldowanych osób (budynek mieszkalny), wypis z kartoteki budynków (jeżeli budynek ujawniony jest w kartotece), świadectwo charakterystyki energetycznej dla budynku (jeżeli zostało sporządzone).
• W przypadku nabycia nieruchomości rolnej przez rolnika indywidualnego spełniającego warunki określone w ustawie z dnia 11 kwietnia 2003 r. o kształtowaniu ustroju rolnego, należy przedłożyć notariuszowi wszystkie wymagane ww. ustawą dowody potwierdzające spełnienie warunków do nabycia nieruchomości rolnej. której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach
• zaświadczenie, z treści którego wynikać będzie, że dla terenu na którym znajduje się sprzedawana nieruchomość nie została podjęta uchwały w sprawie wyznaczenia obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji na podstawie art. 8 ustawy o rewitalizacji z dnia 9 października 2015 roku ani uchwała w sprawie ustanowienia na obszarze rewitalizacji Specjalnej Strefy Rewitalizacji (nieruchomości pozawarszawskie)
• jeżeli nieruchomość jest zabudowana dodatkowo do aktu należy przedłożyć: zaświadczenie o braku zameldowanych osób (budynek mieszkalny), wypis z kartoteki budynków (jeżeli budynek ujawniony jest w kartotece), świadectwo charakterystyki energetycznej dla budynku (jeżeli zostało sporządzone).

W przypadku nabycia nieruchomości rolnej przez rolnika indywidualnego spełniającego warunki określone w ustawie z dnia 11 kwietnia 2003 r. o kształtowaniu ustroju rolnego, należy przedłożyć notariuszowi wszystkie wymagane ww. ustawą dowody potwierdzające spełnienie warunków do nabycia nieruchomości rolnej.

• odpis skrócony aktu małżeństwa (przy umowach zawieranych po ślubie)

• dane osobowe stron czynności – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania

• odpis skrócony aktu zgonu zmarłego

• zaświadczenie o posiadanym przez zmarłego numerze PESEL

• testament (jeżeli został przez zmarłego sporządzony)

• odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców: odpisy skrócone aktów urodzenia, a w przypadku małżonka spadkobiercy oraz spadkobierców, którzy zmienili nazwisko po zawarciu związku małżeńskiego – odpisy skrócone aktów małżeństwa

• numery ksiąg wieczystych prowadzonych dla nieruchomości lub praw, które wchodzą w skład spadku po zmarłym

• • dane pełnomocnika

  • zakres umocowania

  • numer księgi wieczystej prowadzonej dla lokalu lub działki, a w przypadku spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu bez księgi wieczystej dane opisujące lokalu oraz jego położenie, a także nazwa spółdzielni mieszkaniowej, w której zasobach lokal pozostaje

• dane spadkobiercy

• w przypadku testamentu z zapisem zwykłym lub windykacyjnym – dane przedmiotu zapisu (np. przy nieruchomościach numer księgi wieczystej)

•  odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy
•  informacje o osobach, które złożyły już oświadczenie o przyjęciu bądź odrzuceniu spadku
•  informacja o pozostałych spadkobiercach: imiona, nazwiska oraz adresy zamieszkania

•  dane wspólników – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania
•  informacje dotyczące postanowień umowy spółki: firma, siedziba, przedmiot działalności spółki (PKD), wysokość kapitału zakładowego, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników, czas trwania spółki jeżeli jest oznaczony

podpisana umowa najmu okazjonalnego wraz z załącznikami